اجتماعات مجلس الإدارة هي إجراء حاسم يسمح لمديري الشركة بمناقشة ومعالجة قضايا الشركة وحيث يتخذ المدراء التنفيذيون قرارات ذات أهمية استراتيجية. تريد كل لجنة تنفيذية إدارة اجتماع فعال ، لكن العملية يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً. ولكن مع ظهور برامج إدارة مجلس الإدارة ، يمكن للمجالس تبسيط عمليات الاجتماعات وضمان الكفاءة في نفس الوقت.
يوفر برنامج Convene ، أعلى برنامج حوكمة مجلس الإدارة ، مساحة مشتركة آمنة لاستضافة الاجتماعات دون الاستعدادات الشاقة. انتقل إلى Convene واختبر الترقيات التي يمكنك إجراؤها في اجتماعاتك باستخدام ميزاتها وأدواتها.
القيمة المضافة لبوابة مجلس Convene لاجتماعات مجلس الإدارة
١ – تحديثات الاجتماع مضمونة
يعد إبقاء الجميع على اطلاع دائم أحد التحديات عندما يتعلق الأمر بعقد اجتماعات مجلس الإدارة. يتيح منشئ جدول أعمال النشر للجميع التابع لـ Convene للميسرين والأمناء مشاركة جدول الأعمال على الفور مع جميع الأعضاء.
يمكن توزيع حزم الاجتماعات والمستندات باستخدام البرنامج ، وتتم مزامنة التغييرات في الوقت الفعلي.
يمكن للميسرين أيضًا إنشاء وإرسال إشعارات مخصصة لتحديث المديرين التنفيذيين على جداول الاجتماعات والإعلانات الأخرى
٢- محاضر الاجتماعات وتدوين الملاحظات أسهل
عادة ما يكون تدوين محاضر الاجتماع وملاحظاته مهمة سهلة. يهدف برنامج Convene إلى تسهيل قيام الأمناء بأخذ دقائق دقيقة أثناء الاجتماعات من خلال Live Minute و Note Taker. يمكن للأمناء استخدام قالب الدقائق القابل للتخصيص من Convene لتسهيل تدوين الملاحظات. تنعكس أي تعليقات توضيحية وتغييرات على عناصر العمل تلقائيًا في الدقائق. بالإضافة إلى ذلك ، تعد غرفة المراجعة من Convene مثالية لمهام ما بعد الاجتماع مثل مراجعة المحاضر والموافقة عليها – والتي تستغرق وقتًا طويلاً
٣- لا تأخير ووصول واضح إلى المعلومات
الوصول السريع إلى المعلومات أمر بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات فعالة لأعضاء مجلس الإدارة. باستخدام Convene ، يمكن لمجلس المستشارين البحث بسرعة في المستندات دون الحاجة إلى طلب الوصول من المسؤولين.
يتيح Convene’s Enterprise Search الوصول الفوري إلى أحدث المستندات على أي جهاز 24/7/365. ولمزيد من الأمان والراحة ، يمكن اختيار تسجيل الدخول الأحادي لتبسيط أنشطة تسجيل الدخول.
٤- المساءلة بشأن بنود عمل مجلس الإدارة
يتيح برنامج Convene’s Agenda Builder للأمناء إنشاء جدول أعمال منظم عبر السحب والإفلات ، مما يسمح للمديرين برؤية قائمة نقاط المناقشة بسهولة.
يوفر Convene’s Actions Tracker أيضًا تتبعًا سهلاً وتعيين عناصر العمل لأعضاء معينين. وبالتالي ، تشجيع مجلس الإدارة على تحمل المسؤوليات الموكلة إليهم والحفاظ على تركيز مناقشات الاجتماع على الموضوعات ذات الصلة.
٥-إجراءات تصويت أفضل لمجلس الإدارة
قد يكون وضع إجراءات تصويت مجلس الإدارة أمرًا شاقًا ، ويتضمن معالجة جميع أنواع الأمور مثل خطط العمل وقرارات مجلس الإدارة والميزانيات. يسمح التصويت والقرارات في الاجتماع من Convene بالتصويت عن بُعد بسهولة على أي جهاز ، والأصوات مضمونة شرعية وآمنة من الوصول غير المصرح به. يمكن إجراء الموافقة والتوقيع على مستندات الدعم أو أي قرارات يتم اتخاذها في غرفة المراجعة التابعة لـ Convene.
٦- دعم اتخاذ القرار السريع
تتضمن عملية صنع القرار في مجلس الإدارة تقديم اقتراح للموافقة على إجراء معين والتوقيع الفعلي على المستندات. مع Convene’s Dashboard Suite ، يمكن للمستخدمين الحصول على سجل يمكن تتبعه لجميع القرارات المتخذة داخل وخارج الاجتماعات.
تحتوي لوحة القرارات على المستندات الخاصة بالتوقيع ، بما في ذلك حالة التصويت أو القرار ونتيجة القرار (تمت الموافقة عليها أو لم تتم الموافقة عليها). بالإضافة إلى ذلك ، تسمح مجموعة التوقيع الرقمي من Convene للأمناء بتعيين وإرسال المستندات من أجلها
٧- إدارة بيانات أكثر سلاسة وأمانًا
معلومات مجلس الإدارة خاصة وسرية للغاية. تضمن مكتبة مستندات Convene الحفاظ على مواد الاجتماع هذه في مأمن من الوصول والتنزيلات غير المصرح بها.يمكن للمستخدمين تعيين الأذونات بالإضافة إلى تشفير المستندات وقيود النسخ. لتناسب متطلبات محددة ، تقدم Convene ميزة علامة مائية قابلة للتخصيص تتيح للمستخدمين تغيير العلامات المائية في كل اجتماع. يتوفر أيضًا تكامل خدمة المؤسسة لتطبيقات الجهات الخارجية مثل SharePoint و MS Exchange لإدارة البيانات بسلاسة.
٨- تحسين التعاون أثناء الاجتماعات
مع ظهور الرقمنة ، يمكن إجراء اجتماعات مجلس الإدارة الافتراضية ولكنها تتطلب أدوات محددة لتحقيق أقصى قدر من التعاون. توفر أدوات الاجتماع المباشر من Convene إمكانية الوصول إلى مؤشر الليزر المرئي ومزامنة الصفحة ، بالإضافة إلى مؤتمرات الفيديو.
٩- انخفاض التكاليف ، توفير المزيد من الوقت
يستغرق إعداد وثائق الاجتماع وقتًا طويلاً ومكلفًا. باستخدام Convene ، يمكن إنشاء مستندات الاجتماع رقميًا وتوزيعها عبر الإنترنت. لا مزيد من تكاليف الطباعة والتسليم. يأتي أيضًا مع ميزات نسخ الاجتماعات وتشغيل التسجيل التي تمكن مجلس الإدارة من الاحتفاظ بسجلات المناقشات السابقة.
١٠- الحوكمة الحديثة في مجلس الإدارة
تتمثل إحدى طرق إدخال الحوكمة الحديثة في مجلس الإدارة في مراجعة الأداء والكفاءة. تعمل Convene على تسهيل إنشاء التقييمات والتقارير الضرورية لقياس أداء المجلس. يمكن الوصول إلى مسارات التدقيق أيضًا لتقييم عملية التدقيق الحالية وإدارة الضوابط الداخلية وتقييم إدارة المخاطر. فيما يتعلق بالامتثال ، تقدم Convene ميزة إدارة الامتثال لمساعدة حوكمة المؤسسة أو الفريق القانوني في الإشراف على أنشطة مجلس الإدارة. يتم منح الفريق حق الوصول إلى اجتماعات مجلس الإدارة المنشأة حديثًا واتخاذ القرارات ومواد الاجتماعات.
ارتق باجتماعات مجلس الإدارة إلى المستوى التالي مع Convene
Convene مثالي للمؤسسات التي ترغب في جعل اجتماعات مجالس إداراتها واتصالاتها أكثر كفاءة. تم تجهيز برنامج إدارة المجلس هذا بميزات ووظائف متعددة الاستخدامات لتناسب متطلبات تنظيمية محددة ، من إمكانية الوصول إلى الأمان.
احجز عرضًا توضيحيًا معنا اليوم واعرف لماذا يجب أن يكون Convene أداة الاجتماع المناسبة لك.