A travers ses 20 filiales présentes sur le continent Africain, le groupe Bank of Africa, l’une des premières banques panafricaines, s’engage à fournir d’excellents services bancaires et financiers. En plus d’apporter son expertise inégalée dans le métier de la Banque, le Groupe souhaite maintenir une gouvernance et une conformité de premier ordre tout en continuant à construire des partenariats financiers solides.
Arnaud Bihannic, Secrétaire Général du groupe Bank of Africa, explique pourquoi le groupe bancaire a choisi Convene pour sa transition digitale et ce qui rend Convene indispensable pour optimiser l’efficacité des activités du C. A. et de la gestion des documents y afférant.
Le passage à une solution digitale de gestion du Conseil d’Administration
Le groupe Bank of Africa souhaitait équiper son Conseil d’Administration et ses dirigeants d’une solution digitale de gestion du Conseil d’Administration, sans pour autant se contenter d’une solution dépourvue de fonctionnalités clés.
Arnaud a expliqué qu’ils avaient l’habitude d’imprimer chaque année 100 000 pages pour le C. A., ce qui est non seulement coûteux, mais nécessite des efforts et un temps additionnel de préparation. Les documents physiques posent d’autres problèmes, tels que les modifications de dernière minute ou l’envoi à des administrateurs situés dans des lieux et des pays différents.
Désireux d’améliorer ce processus chronophage et d’organiser des réunions virtuelles plus productives, le groupe a décidé de mettre en place Convene, une solution de gestion du C. A.. “Notre équipe a testé plusieurs outils et notre choix s’est porté sur Convene en raison de son coût très raisonnable et de sa facilité d’utilisation”, explique Arnaud.
Il a également fait part des trois objectifs que s’est fixé le groupe en adoptant une solution de gestion du C. A. :
- Simplifier le processus de gestion des documents
- Réduire les coûts des réunions du conseil
- Et renforcer la sécurité des documents
Gestion de documents simplifiée, réduction des coûts
Grâce à Convene, le groupe Bank of Africa a pu atteindre ses deux premiers objectifs : simplifier son processus de gestion de documents et réduire les coûts liés au C. A.. “Nous recherchons cette agilité dans la préparation des documents”, a déclaré Arnaud.
Arnaud a fait l’éloge de la possibilité d’annoter les documents (de manière privé ou public), en séance, pendant les présentations en direct du Conseil d’Administration, ce qui permet aux administrateurs de suivre plus facilement les modifications ou les approbations de documents.
Il a également indiqué que la possibilité de télécharger, de partager et d’annoter des documents est l’une des fonctions les plus utilisées dans Convene. Lors de la préparation des réunions, le secrétaire du conseil peut créer et distribuer un ordre du jour digital en quelques clics. Plus besoin d’imprimer des centaines de pages de documents pour le C. A.. La réalisation de ces objectifs a permis au groupe Bank of Africa d’atteindre son but ultime : “Nous voulons être une banque moderne et digitale, et aussi moderniser notre Conseil d’Administration.”
Une meilleure sécurité et un déploiement aisé
Pour son troisième objectif, le groupe Bank of Africa a pu renforcer la sécurité de gestion des documents sensibles du Conseil d’Administration. Arnaud a souligné que Convene leur a permis, non seulement de numériser tous les documents, mais aussi d’en contrôler l’accès, “de savoir qui a accès à quel document et quand, c’est un aspect clé (pour nous) en termes de sécurité”.
La complexité de paramétrage de la sécurité de certaines solutions inquiétait le groupe, mais il a trouvé que Convene était très simple – sans pour autant être en deçà des normes de sécurité : “La définition des utilisateurs dans le système est simple. Nous pouvons rapidement modifier l’accès et les supprimer sans avoir besoin d’une équipe informatique”.
Arnaud a également fait l’éloge du déploiement rapide et sans accroc de Convene. Il a mentionné que le logiciel a été déployé en seulement quelques semaines dans l’ensemble de leurs 20 filiales, “qui n’avaient pas les mêmes langues, les mêmes processus, et où les gens devaient être formés”.
Les administrateurs et les secrétaires du C. A. du groupe et de ses filiales ont bénéficié d’un effort minimal de formation, ce qui a permis de mettre Convene en œuvre à grande échelle et sans effort.
Pour rationaliser la gestion des C. A., le Groupe Banque of Africa recommande Convene
Arnaud recommande le logiciel de gestion du C. A., compte tenu de l’incroyable succès de Convene, et souligne l’excellent service d’assistance dont ils ont bénéficié : “en cas de problème, et il n’y en a pas eu beaucoup au cours des cinq dernières années, l’assistance a toujours été là pour former les nouveaux administrateurs et les accompagner dans la navigation”.
Arnaud a également exprimé la satisfaction et la confiance du groupe dans le système, et la façon dont le groupe se distingue de certains concurrents – qui utilisent des outils assez complexes et plus coûteux. Pendant plus de cinq ans, le groupe Bank of Africa a pu bénéficier d’une collaboration proactive au sein du C. A., d’une gestion sécurisée des documents et d’un support système réactif de la part de Convene.