A fiscalização é um grande problema que as diretorias das empresas têm que enfrentar o tempo todo. Com tantos riscos vindos de diferentes direções (por exemplo: risco de reputação, risco financeiro, risco de segurança, etc.), os conselhos podem perder algo crucial, por mais diligentes que sejam. É uma possibilidade perigosa que pode levar a muitos problemas, não só para a diretoria em questão, mas também para a própria empresa.
Lacunas e problemas dentro da Sala do Conselho
Outra grande lacuna é a inconsistência de informações. Quando se trata de atividades nas salas de reunião, há muitos casos em que a inconsistência pode acontecer. Mesmo algo aparentemente tão simples, quanto os diretores não receberem as últimas atualizações dos arquivos das reuniões pré-fixadas ao mesmo tempo, já é uma fonte de inconsistência. Quando munidos com informações desatualizadas, os membros do conselho da empresa não podem fazer escolhas bem informadas para a empresa que representam.
Papel necessário de um Portal do Conselho
Mas se seu conselho está capacitado com ferramentas que incentivam a colaboração entre os membros e permitem que em tempo hábil sejam fornecidas informações cruciais, então seus diretores terão a capacidade de desenvolver estratégias e análises mais inteligentes, que estejam elegendo novos membros do conselho, elaborando um plano de sucessão para o CEO, ou entrando em uma fusão com outra empresa. Mais importante ainda, eles estão sempre atualizados sobre as últimas mudanças, e isto minimiza o risco de ignorar algo crítico.
Uma dessas ferramentas é o portal do conselho. Ele simplifica todo o processo de reunião da diretoria, desde o agendamento de reuniões até o arquivamento de arquivos, e também registra cada passo e ação tomada. Este aumento na transparência não só ajuda os diretores a acompanhar qualquer desenvolvimento, mas também ajuda uma empresa a cumprir as rígidas regulamentações governamentais atuais.
Veja como o portal da diretoria melhora a governança corporativa:
- Como o portal da diretoria automatiza o envio dos convites, tudo o que os secretários corporativos precisam fazer é agendar uma reunião, identificar os participantes e adicioná-los à lista de convidados. O portal do conselho garante que somente os participantes autorizados receberão convites e notificações.
- Os secretários corporativos podem criar a ata e construir o restante do board de reuniões no portal da diretoria, depois enviar o board de reuniões aos participantes eletronicamente. Seja no armazenamento ou na transmissão, os arquivos no board são protegidos por criptografia para manter os hackers à distância.
- Os participantes da reunião podem ter diferentes níveis de acesso aos arquivos no portal. Assim, o VP de Recursos Humanos pode ter acesso a todos os arquivos relacionados ao recrutamento, mas não aos arquivos sobre finanças. A mesma lógica se aplica ao VP de Finanças. Isso assegura que os dados confidenciais permaneçam em uma base de necessidade de conhecimento para manter a privacidade intacta.
- Os diretores podem colaborar nos mesmos documentos ao mesmo tempo, onde quer que estejam. Eles não precisam viajar para um lugar só para conversar uns com os outros sobre uma decisão ou estratégia futura. Esta maior flexibilidade e mobilidade dada aos diretores lhes permite ter mais tempo para trabalhar uns com os outros e, portanto, concentrar-se mais no que a empresa precisa.
- Todos os documentos que passam pelo portal da diretoria são controlados por versão, o que permite determinar rapidamente quem tem acesso a que tipo de dados e quem fez revisões em qualquer arquivo. Os diretores podem ser responsabilizados por suas ações devido a esta trilha de auditoria.
- Os documentos são arquivados e tornados acessíveis apenas para aqueles autorizados. Os diretores que precisam rever discussões em reuniões anteriores ou consultar decisões passadas podem facilmente obter os arquivos de que precisam. As atas das reuniões também estão incluídas nestes documentos. Quando os diretores estão bem informados, eles tomam as melhores decisões.
- Os dispositivos perdidos são protegidos contra acesso não autorizado. A limpeza remota é feita em dispositivos nos quais a tentativa de senha é detectada. Mesmo quando um dispositivo é propositalmente roubado pelas informações que contém, o recurso de auto-purge assegura que os dados confidenciais não vazarão.
Estas são apenas algumas das maneiras pelas quais um portal da diretoria pode ajudar sua empresa na governança corporativa. Os portais do conselho são uma inovação tecnológica que torna as salas de reunião do conselho mais eficientes e seguras.
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