A mudança do ambiente de reuniões presenciais antes da pandemia para reuniões remotas durante a pandemia acelerou as tendências de transformação digital nos conselhos de administração. O foco principal agora é a segurança dos dados, a colaboração remota e a realização de reuniões sem interrupções. As organizações migraram para plataformas e ferramentas que melhoram a experiência das reuniões virtuais e simplificam suas tarefas — uma delas é a assinatura de documentos.
O que é Assinatura Eletrônica?
Uma assinatura eletrônica, muitas vezes chamada de e-signature, é uma representação digital da intenção de uma pessoa de autenticar ou endossar um documento, contrato ou acordo. Ela representa uma mudança digital em relação ao método tradicional de assinar fisicamente documentos, permitindo que as pessoas assinem e enviem documentos independentemente de sua localização.
Essas assinaturas digitais podem assumir várias formas, desde a digitação manual do nome em um campo designado até a utilização de software especializado para criar uma versão digital única da assinatura. Alguns métodos podem até incorporar técnicas criptográficas para garantir a credibilidade e a integridade do documento assinado. Em essência, a assinatura eletrônica oferece um meio seguro e simplificado para afirmar digitalmente o consentimento ou permissão.
Assinatura Digital vs Assinatura Eletrônica
Assinaturas digitais e eletrônicas são dois métodos distintos usados para validar documentos e acordos digitais — diferindo em seus aspectos técnicos, medidas de segurança e implicações legais. Saiba mais sobre a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais abaixo:
O que é eSignature?
Uma assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, abrangendo vários métodos para indicar consentimento ou autorização em documentos digitais. Isso inclui digitar o nome, colar uma assinatura digitalizada, clicar em um botão “Eu concordo” ou usar autenticação biométrica, como impressões digitais ou reconhecimento facial. Assinaturas eletrônicas focam em confirmar a intenção de assinar, em vez da complexa segurança criptográfica das assinaturas digitais. Embora sejam legalmente válidas em muitos contextos, seu nível de segurança pode variar com base no método utilizado.
O que é assinatura digital?
Uma assinatura digital é uma técnica criptográfica utilizada para assinar documentos. Projetada para oferecer uma camada extra de segurança, ela usa um algoritmo sofisticado para criar uma impressão digital única do documento. Esse hash é criptografado com a chave privada do assinante para gerar a assinatura digital. Os destinatários podem verificá-la usando a chave pública do assinante, garantindo a integridade do documento e a identidade do assinante. Assinaturas digitais oferecem segurança elevada e são comumente usadas para documentos críticos e legalmente vinculantes.
Principais Diferenças Entre Assinatura Eletrônica e Digital:
- Processo Criptográfico: Assinaturas digitais usam algoritmos complexos para criação e verificação; assinaturas eletrônicas envolvem ações mais simples.
- Status Legal: Assinaturas digitais são frequentemente legalmente equivalentes a assinaturas manuscritas, especialmente para contratos importantes. O reconhecimento legal das assinaturas eletrônicas varia.
- Casos de Uso: Assinaturas digitais são comuns para contratos legalmente vinculantes, transações e documentos que requerem alta segurança. Assinaturas eletrônicas são versáteis e adequadas para diversos cenários, incluindo acordos menos formais.
- Complexidade: Assinaturas digitais demandam configurações intricadas com certificados digitais e chaves de criptografia; assinaturas eletrônicas são geralmente mais fáceis de implementar.
Enquanto assinaturas digitais se destacam em segurança para transações críticas, assinaturas eletrônicas oferecem flexibilidade para diversos casos.
Benefícios da Assinatura Eletrônica
Incorporar assinaturas eletrônicas nas operações comerciais oferece uma infinidade de benefícios. Não só moderniza os processos, mas também eleva a eficiência das empresas hoje. Continue lendo para saber mais sobre os benefícios das assinaturas eletrônicas.
Eficiência de Tempo e Economia de Custos
O uso de assinaturas eletrônicas simplifica o processo de assinatura e elimina a necessidade de presença física ou atrasos postais. Isso acelera as transações, economizando tempo valioso para todas as partes envolvidas. Além disso, a redução no uso de papel se traduz em economia de custos com impressão, envio e armazenamento.
Segurança Aprimorada
Entre os benefícios da assinatura eletrônica está a incorporação de medidas de criptografia e autenticação. Por conseguinte, é considerada oferecer um nível mais elevado de segurança do que as assinaturas tradicionais em papel. Implementar assinaturas eletrônicas pode prevenir acesso não autorizado, adulteração ou falsificação de documentos assinados.
Integridade de Dados e Autenticação
As assinaturas eletrônicas mantêm a integridade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Quaisquer alterações feitas após a assinatura são detectáveis, garantindo a autenticidade e o estado não alterado do conteúdo assinado. Além disso, a identidade dos signatários é verificada por meio de processos de autenticação, melhorando a confiança e a responsabilidade.
Trilha Auditável
O uso de assinatura eletrônica oferece aos usuários acesso a soluções que fornecem trilhas de auditoria abrangentes, rastreando todo o processo de assinatura. Isso inclui carimbos de data e hora, endereços IP e ações tomadas pelos signatários. Registros detalhados assim melhoram a transparência, mitigam disputas e cumprem requisitos regulatórios.
- Integração e Acessibilidade sem Esforço
Plataformas de assinatura eletrônica podem se integrar facilmente com fluxos de trabalho existentes e aplicativos de software, simplificando a incorporação de assinaturas eletrônicas em diversos processos. Essa acessibilidade permite que os usuários assinem documentos de qualquer lugar, promovendo a colaboração remota e agilizando aprovações.
- Conformidade sem Esforço
Assinaturas eletrônicas facilitam a conformidade com diversas regulamentações e requisitos legais. O software de e-signature, por exemplo, oferece ferramentas para rastrear e registrar atividades de assinatura, tornando mais simples demonstrar conformidade com trilhas de auditoria e padrões de documentação.
- Sustentabilidade e Impacto Ambiental
Ao reduzir o uso de papel e a necessidade de transporte físico, as assinaturas eletrônicas contribuem para uma abordagem mais ecológica. Isso leva a práticas mais sustentáveis, ajudando a minimizar a pegada de carbono associada às assinaturas tradicionais em papel.
A validade legal das assinaturas eletrônicas
No cenário empresarial moderno de hoje, a credibilidade e o status legal das assinaturas eletrônicas são imperativos. Existem três legislações fundamentais que estabelecem as bases para reconhecer as assinaturas eletrônicas como ferramentas legalmente vinculativas de autenticação. Saiba mais sobre elas abaixo:
Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN)
Promulgada pelo Congresso dos Estados Unidos em 2000, a ESIGN Act é uma lei federal projetada para facilitar o uso de assinaturas eletrônicas e registros tanto no comércio interestadual quanto internacional. Sob esta legislação, as assinaturas eletrônicas têm a mesma validade legal que suas contrapartes tradicionais em papel e tinta.
A ESIGN Act estipula que contratos e registros não podem ser invalidados exclusivamente com base em seu formato eletrônico, garantindo que transações digitais tenham o mesmo peso e aplicabilidade que as contrapartes em papel.
A essência da ESIGN Act reside em seu foco no consentimento. Ela exige que todas as partes envolvidas em transações eletrônicas concordem voluntariamente em realizar negócios eletronicamente. Esse requisito de consentimento enfatiza a importância da participação informada e assegura que assinaturas eletrônicas não sejam empregadas inadvertidamente ou sob coação.
Lei de Transações Eletrônicas
Em Cingapura, o uso de assinaturas eletrônicas foi reconhecido pelo governo sob a Lei de Transações Eletrônicas (Cap.88) (ETA). Autoridades estão agora fornecendo uma base legal para a promulgação da assinatura eletrônica e a promoção de seu uso. De acordo com a Infocomm Media Development Authority (IMDA) de Cingapura, assinaturas aceitas devem ser, entre outras, nos seguintes formatos:
- Imagem digitalizada da assinatura física
- Assinatura desenhada em um dispositivo eletrônico
- Clicado “Concordo” com termos e condições
- Assinatura gerada a partir de software de assinatura eletrônica
No entanto, a ETA também enfatiza o uso de assinaturas eletrônicas seguras, exigindo certificados digitais e cumprindo condições de verificação como: unicidade da assinatura, correlação com o signatário, criação durante a validade do certificado e emissão por uma autoridade de certificação credenciada.
Uniform Electronic Transactions Act (UETA)
A Uniform Electronic Transactions Act, proposta pela National Conference of Commissioners on Uniform State Laws (NCCUSL) em 1999, fornece um modelo estrutural para que os estados adotem e incorporem em suas próprias leis. A UETA visa estabelecer uniformidade entre jurisdições no reconhecimento de assinaturas eletrônicas e registros como instrumentos válidos para condução de negócios.
Operando sob o amplo guarda-chuva da ETA, a Infocomm Media Development Authority (IMDA) destaca formatos aceitos para assinaturas eletrônicas. Estes incluem imagem digitalizada de assinatura física, assinaturas desenhadas em dispositivos eletrônicos, concordância com termos e condições por meio de clique, e assinaturas geradas por software especializado de assinatura eletrônica.
Assim como a ESIGN Act, a UETA define o efeito legal de assinaturas eletrônicas em transações contratuais. Um aspecto significativo da UETA é seu princípio de “equivalência funcional”, que afirma que um registro ou assinatura eletrônica deve ser tratado da mesma forma que sua contraparte em papel se servir ao mesmo propósito.
Implementando Assinaturas Eletrônicas com Software de Diretoria
Implementar o uso de assinaturas eletrônicas requer um software que possa otimizar o processo de assinatura e garantir a segurança de documentos e assinaturas. Feito sob medida para essa finalidade, o Conjunto de Assinaturas Convene oferece funcionalidades de assinatura e iniciais para garantir conformidade perfeita com regulamentações internas e externas de assinatura.
O Convene eSignature permite a assinatura sem esforço de resoluções, atas e outros documentos no aplicativo Convene com um único toque, eliminando a complexidade de lidar com vários aplicativos de assinatura. Os usuários também podem aproveitar a sincronização instantânea de assinaturas e o armazenamento seguro das mesmas.
Para simplificar o processo de assinatura, a Caixa de Assinatura Convene permite que os diretores localizem rapidamente áreas designadas para assinatura por meio de marcadores, aumentando a eficiência e a precisão. Já o Convene Sign Auth garante a assinatura autorizada por meio de Autenticação Biométrica ou Autenticação em Dois Fatores. A suíte de assinaturas também oferece um Trail de Assinaturas que audita todas as assinaturas e iniciais feitas em cada documento.
Empresas com uma solução de assinatura digital em vigor ainda podem optar por integrar a Convene para um sistema de assinatura sem falhas. Provedores de assinatura digital de terceiros legalmente vinculativos, como DocuSign e SingPass, podem ser integrados a Convene.
Perguntas Frequentes sobre o Uso de Assinaturas Eletrônicas
Navegar pelas complexidades das assinaturas eletrônicas frequentemente gera dúvidas, e aqui estão algumas das principais perguntas frequentes a serem conhecidas ao usar assinaturas eletrônicas:
As assinaturas eletrônicas podem ser facilmente falsificadas?
Não, as assinaturas eletrônicas são projetadas para dissuadir facilmente a falsificação por meio de protocolos de criptografia e autenticação. Com tais medidas, a replicação não autorizada das assinaturas eletrônicas será consideravelmente difícil.
Como adicionar uma assinatura eletrônica a um documento?
Adicionar uma assinatura eletrônica a um documento geralmente envolve o uso de software especializado ou aplicativos dedicados. Tais ferramentas têm recursos que podem adicionar diretamente, desenhar ou até mesmo fazer upload de imagens digitalizadas de assinaturas manuscritas. Opte por software como Convene que atenda aos requisitos legais e padrões de segurança.
Como funcionam as assinaturas eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas operam por meio de técnicas criptográficas: quando um signatário aplica sua assinatura, uma impressão digital do conteúdo do documento é gerada e criptografada junto com sua identidade usando uma chave única. Esses dados criptografados são então anexados ao documento, permitindo que os destinatários verifiquem a integridade do documento e a identidade do signatário.
As assinaturas eletrônicas podem ser usadas para transações sensíveis?
Absolutamente, as assinaturas eletrônicas podem ser empregadas em transações sensíveis, incluindo aquelas nos setores financeiro e de saúde. No entanto, para garantir a confidencialidade e a integridade de tais transações, medidas robustas de segurança devem estar em vigor. Essas medidas frequentemente incluem mecanismos rigorosos de autenticação e protocolos de criptografia.
Qual é o papel da criptografia nas assinaturas eletrônicas?
A criptografia desempenha um papel fundamental na proteção da integridade do documento e da privacidade do signatário. Uma vez que um documento é assinado eletronicamente, a criptografia é aplicada para evitar acesso não autorizado ou adulteração. Apenas indivíduos autorizados com chaves de descriptografia adequadas podem acessar e verificar o conteúdo do documento e a assinatura.
Facilitando a Aprovação de Documentos com Convene
A transformação digital da sala de reuniões proporciona processos simplificados necessários para o trabalho remoto e as demandas da sociedade digital. A assinatura tradicional de documentos pode não ser a melhor opção para obter aprovações eficazes de documentos. Com Convene, diretores e executivos podem assinar instantaneamente documentos em apenas alguns cliques através de um sistema de reuniões eletrônicas.
Convene é um portal de diretoria completo que oferece todas as ferramentas necessárias para executar atividades do conselho, desde reuniões virtuais até revisões de documentos e aprovações. Ele é projetado para ajudar a cumprir as responsabilidades do conselho que exigem conformidade, transparência, responsabilidade e segurança.
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