Softwares como um portal de administração estão sendo cada vez mais utilizados pelas organizações hoje como parte de suas práticas comerciais futuristas. Eles também podem ajudar você com a governança corporativa?
O que significa para sua empresa o acesso instantâneo a pacotes de administração, processos mais eficientes e níveis mais claros de responsabilidade e relatórios?
Alguma relutância em abraçar portais de diretoria surge da resistência à mudança, ou existem outros fatores que impedem as organizações de mudar seus processos de trabalho, dados os benefícios potenciais que podem ser desbloqueados?
Portais do Conselho e Governança Corporativa
O estabelecimento de uma governança corporativa forte não é mais opcional para grandes organizações. Ao contrário, em tempos recentes, políticas e processos sólidos de governança corporativa se tornaram a base sólida sobre a qual todas as empresas estabelecem responsabilidades claras e conduzem objetivos e processos eficazes e inteligentes em todas as suas organizações. Sem uma governança corporativa forte, as empresas podem se encontrar em uma posição precária e incapazes de cumprir a visão e a missão que estabeleceram para si mesmas.
À medida que a tecnologia se torna uma parte maior dos processos empresariais em geral, muitas empresas estão explorando como podem usar várias ferramentas disponíveis para melhorar seu mecanismo de governança corporativa. Neste contexto, os portais do conselho evoluíram como uma dessas ferramentas que podem ajudar na governança corporativa, tornando os conselhos coletivamente mais eficazes, os membros do conselho mais responsáveis e ajudando as empresas em tudo, desde a definição de objetivos até a medição de resultados.
Veja a seguir cinco maneiras pelas quais os portais do conselho podem fazer isso.
1. Pacotes de Conselho de forma Instantânea
As empresas da “velha escola” geralmente dependem muito de mensageiros que entregam pacotes físicos para os membros da diretoria, precisando deles para chegar a seu destino pretendido, tanto no prazo como inteiros. Hoje quase todas as empresas cruzaram fronteiras geográficas, fazendo com que os membros da diretoria fiquem localizados por todo o mundo. Portanto, hoje, o antigo método da “velha escola” de enviar embalagens comerciais não só se tornou ineficiente como também quase obsoleto.
Alavancar os portais de diretoria significa:
- Os membros da diretoria podem receber seus pacotes de conselho instantaneamente, onde quer que estejam.
- As empresas podem reduzir os custos de correio, assim como o risco de que os dados confidenciais desapareçam ou caiam em mãos erradas. As empresas podem reduzir os custos relacionados à obtenção e reunião de membros da diretoria em reuniões físicas se os conduzirem on-line.
- Membros do conselho mais produtivos, podendo assistir remotamente às reuniões do conselho sem o incômodo da presença física
- Uma abordagem mais flexível para reuniões de diretoria e operações comerciais em geral
2. Ganhos de Eficiência
Se usados corretamente, os portais de conselho podem resultar em tremendos ganhos de eficiência. Ao permitir a fácil colaboração de documentos, assim como ao garantir que os membros de sua equipe acessem apenas os documentos e áreas do portal de sua diretoria que precisam, os portais de diretoria não apenas melhoram a eficiência, mas também restringem possíveis violações de segurança. Seu controlador financeiro realmente precisa ver e saber tudo sobre o que está acontecendo em seu departamento de recursos humanos? O departamento de recursos humanos precisa saber em que sua equipe de TI está trabalhando?
Não apenas seus departamentos, mas seus assistentes pessoais também se beneficiam dos ganhos de eficiência. As agendas podem ser elaboradas e enviadas digitalmente. Os membros da diretoria podem ser notificados, convidados e suas respostas podem ser registradas digitalmente. As atas das reuniões da diretoria podem ser tomadas, salvas e arquivadas digitalmente. Diga adeus ao arquivo inseguro, que consome espaço, de notas em papel, e mantenha todas elas armazenadas em seu portal da diretoria. A mudança para reuniões de diretoria sem papel traz enormes ganhos de eficiência, e ainda nem sequer tocamos no impacto ambiental positivo!
3. Prestação de contas
A facilidade de colaboração é, sem dúvida, um enorme benefício da utilização de portais de conselho. Entretanto, um benefício igualmente importante é que os portais de conselho oferecem uma camada adicional de responsabilidade relativa aos membros do conselho e às equipes internas.
Para os membros do conselho, todos os documentos acessados e atualizados no portal do conselho são carimbados e registrados por quem fez as edições necessárias, enquanto que a natureza mais eficiente de sua plataforma significa que você pode fornecer objetivos e itens de agenda mais claros. Isto ajuda toda a equipe a compreender quais objetivos foram alcançados e quais não. Além disso, há uma trilha de auditoria digital que dá uma forte compreensão sobre o que está acontecendo internamente em sua organização.
Isso irá então transitar através dos diferentes negócios, particularmente, se você precisar compartilhar diferentes documentos dentro do portal de sua diretoria com uma variedade de partes internas interessadas. As equipes não precisam peneirar através de um pacote de documentos ou de uma longa lista de objetivos para identificar aqueles relevantes para elas; eles já teriam sido entregues.
4. Gerenciamento de risco
Além do benefício de reduzir o risco de um mensageiro perder um pacote de conselho ou documentos comerciais críticos e confidenciais, o portal digital de reuniões permite apagar quaisquer dados de dispositivos remotos. Isto encerra qualquer risco caso um laptop ou outro dispositivo móvel seja perdido ou roubado. Os dados podem ser apagados remotamente ou automaticamente, se forem detectadas tentativas de adivinhamento de senha ou uma série de logins mal sucedidos.
Por outra perspectiva, a maioria dos portais de pacotes de conselho também tem um software de gerenciamento de riscos mais amplo e abrangente incorporado neles. Isso não só ajuda os membros da diretoria a gerenciar os riscos que enfrentam no dia-a-dia, mas também ajuda os gerentes de risco e diretores a criar consciência sobre questões de risco entre as equipes e departamentos internos.
5. Aderência aos regulamentos
Embora um portal de administração em si não ajude uma empresa a aderir a todos os regulamentos e normas do setor que precisam ser cumpridos, ele definitivamente ajudará a reunir uma variedade de melhores práticas que podem ajudá-lo a cumprir as políticas e diretrizes relevantes. Em termos de assegurar informações e dados confidenciais, o uso de portais da diretoria é sem dúvida vantajoso, sendo capaz de melhorar a eficiência do processo comercial, proporcionando uma responsabilidade mais clara e uma melhor compreensão das questões de risco, podendo trazer uma ampla gama de benefícios para sua organização.
Experimente hoje um portal da diretoria. Pode ser um choque cultural inicial e exigir fortes processos de gerenciamento de mudanças em toda a sua diretoria e organização, mas é provável que proporcione benefícios e eficiências significativas a longo prazo.