Os três pilares da governança corporativa são: transparência, responsabilidade e segurança. Todos os três são fundamentais para administrar uma empresa com sucesso e formar relações profissionais sólidas entre as partes interessadas da empresa, que incluem diretores, gerentes, funcionários e, o mais importante, acionistas.
Primeiro Pilar de Governança Corporativa: Transparência
Em termos mais simples, transparência significa não ter nada a esconder. Para uma empresa, isso significa que ela permite que seus processos e transações sejam observáveis por pessoas de fora. Ela também faz divulgações necessárias, informa a todos os afetados sobre suas decisões e cumpre as exigências legais. Após os escândalos financeiros no início dos anos 2000, a transparência tem desempenhado um papel maior na prevenção de fraudes, especialmente em tão grande escala. Mas, além de impedir um esquema ilegal de fazer dinheiro, a transparência também constrói uma boa reputação da empresa em questão. Quando os acionistas sentem que podem confiar em uma empresa, estão dispostos a investir mais, e isso ajuda muito na redução do custo do capital. Portanto, uma empresa obtém seu ROI sobre o dinheiro que gastou para melhorar a transparência.
A transparência é um componente crítico da governança corporativa porque garante que todas as ações de uma empresa possam ser verificadas a qualquer momento por um observador externo. Isso torna seus processos e transações verificáveis, portanto, se surgir uma pergunta sobre uma etapa, a empresa pode fornecer uma resposta clara. E após o escândalo da Enron em 2001, a transparência não é mais apenas uma opção, mas uma exigência legal que uma empresa tem que cumprir.
Mas embora a transparência seja uma necessidade para toda empresa, sua execução é ainda mais importante no topo, onde as estratégias são planejadas e as decisões são tomadas. Os acionistas esperam que a diretoria da empresa seja aberta sobre suas ações; caso contrário, a desconfiança se formará. E quando a confiança se rompe, os acionistas tendem a ficar longe e a investir em outro lugar.
Quão transparente é seu conselho corporativo? As ações dos diretores são facilmente verificáveis por auditorias internas e externas? A liderança deles é visível de cima para baixo? A transparência é aplicável a todos? A transparência não deve ter exceções, especialmente quando os objetivos de sua empresa estão envolvidos. Todas as partes interessadas – desde funcionários até investidores – têm o direito de saber sobre a direção que sua empresa está seguindo.
Para facilitar a implementação de uma política de transparência, considere o uso de um software de portal da diretoria que se duplica como software de governança corporativa.
Segundo Pilar de Governança Corporativa: Prestação de contas
É preciso mais do que transparência para construir integridade como empresa. É preciso também responsabilidade, o que também pode significar responsabilidade ou obrigação de prestação de contas. Os acionistas estão profundamente interessados em quem assumirá a culpa quando algo der errado em um dos muitos processos de uma empresa. E mesmo quando tudo corre bem como esperado, saber que alguém será responsabilizado por futuros percalços aumenta a confiança dos acionistas, o que, por sua vez, aumenta seu desejo de investir mais. Mais uma vez, esta preocupação com a prestação de contas remonta aos escândalos financeiros do início dos anos 2000, nos quais havia muito dinheiro roubado, mas não havia pessoas suficientes para responder pelo crime.
A prestação de contas pode ter uma conotação negativa porque muitas pessoas a associam à culpa. “Quem é responsável por quando algo dá errado?” é apenas uma das muitas perguntas que a prestação de contas procura responder. Mas a prestação de contas é mais do que isso. Trata-se de ter a propriedade sobre as próprias ações, sejam elas boas ou más. Assim, a prestação de contas abrange não só as falhas, mas também as realizações. Quando a ideia de prestação de contas é abordada com esta perspectiva positiva, as pessoas estarão mais abertas a ela como um meio de melhorar seu desempenho. Isto se aplica desde o pessoal até a diretoria da empresa.
Como a prestação de contas pode melhorar o desempenho? As pessoas que não têm senso de propriedade sobre suas tarefas não sentem a motivação de fazer mais do que o que se espera delas. Não há incentivo para trabalhar duro e conseguir algo. Mas quando entendem o peso de suas responsabilidades, estão mais inclinados a se certificar de que cumprem suas tarefas adequadamente. E quando são bem sucedidos neste aspecto, é provável que sintam um sentimento de realização, o que alimenta ainda mais seu desejo de fazer melhor.
Então, como está o nível de responsabilidade em sua diretoria corporativa? Os diretores estão lá para simplesmente preencher um assento enquanto folheiam seus pacotes e livros do conselho, ou eles estão ativamente envolvidos nas decisões e estratégias de sua empresa?
Terceiro Pilar de Governança Corporativa: Segurança
Espera-se que uma empresa torne seus processos transparentes e sua equipe responsável enquanto mantém seus dados empresariais seguros contra acesso não autorizado. Não há simplesmente nenhum compromisso para isso. As empresas que sofrem violações de segurança envolvendo a exposição das informações pessoais de seus clientes perdem rapidamente sua credibilidade. Para recuperar a confiança do público, é necessário um amplo controle de danos – basta ver o que teve que ser feito depois que Neiman Marcus e Target sofreram com o vazamento de dados. Assim, mesmo com responsabilidade e transparência, uma empresa sem medidas de segurança adequadas terá dificuldades para atrair acionistas. Afinal, qualquer escândalo – mesmo uma violação causada por hackers de terceiros – pode ter um efeito negativo sobre o desempenho do mercado de ações de uma empresa.
A crescente ameaça de crimes cibernéticos nos últimos anos coloca a segurança em alta prioridade para muitas empresas. Cumprir as normas de segurança não é suficiente – uma empresa precisa imbuir uma cultura de segurança para garantir que segredos comerciais, dados corporativos e informações de clientes sejam mantidos a salvo de acessos não autorizados de dentro e de fora. A segurança não é mais apenas uma preocupação de TI, ao contrário do que acontecia no passado.
Hoje em dia, todos em uma empresa têm a responsabilidade de aderir a padrões rígidos de segurança. Mesmo os funcionários de nível básico geralmente têm seus próprios endereços de e-mail da empresa. Mas será que eles são treinados o suficiente para manter conscienciosamente suas contas seguras? E isso é só “arranhar a superfície”. Pense na quantidade de dados confidenciais que há nas mãos dos diretores no conselho da empresa e, de repente, as apostas são muito maiores.
Assim, os diretores devem ser conscientizados da gravidade do crime cibernético e da gravidade de suas consequências. Uma quebra de segurança – especialmente envolvendo informações de clientes – pode fazer com que o público perca facilmente sua confiança. A confiança é um grande fator a ser considerado pelos acionistas antes de se fazer um investimento em uma empresa.
Qual é o nível de conscientização dos diretores de sua empresa quando se trata de segurança? Não os deixe correr riscos – certifique-se de que eles estejam usando um software de administração e um software de governança da diretoria para manter os documentos da reunião sempre seguros, mesmo quando estiverem usando seus dispositivos para sessões colaborativas virtuais e reuniões eletrônicas da diretoria. O sistema elimina pacotes de conselho e livros de conselho e digitaliza tudo, tornando possível a criptografia (tanto na transmissão quanto no armazenamento) como um meio de proteção.
Combinando os três pilares da Governança Corporativa
Considerados em conjunto, transparência, responsabilidade e segurança definem a integridade de uma empresa. Conseguir os três não é uma coisa fácil, mas felizmente, as empresas agora têm como parceiro um software do portal do conselho de administração que também é um software de governança corporativa. Um portal de diretoria que não apenas digitaliza todo o processo de reunião da diretoria; ele também torna o processo mais transparente, mantendo sempre uma documentação clara e completa.
Por exemplo: um diretor que queira rever os detalhes que envolvem a decisão de uma fusão recente pode retirar a ata da reunião do arquivo. Um auditor externo autorizado a solicitar o mesmo tipo de documentação também terá acesso a ela. Em resumo, as informações necessárias para qualquer pessoa com autorização – seja ela parte da empresa ou uma pessoa de fora – podem ser obtidas com rapidez e facilidade.
Além de estarem prontamente disponíveis, os documentos e outros arquivos de reuniões são controlados por versão e vêm com trilhas de auditoria. Isso significa que, quando existem diferentes versões de um arquivo, cada versão traz um registro de quais mudanças foram feitas e quem fez essas mudanças. Esta característica dos portais de diretoria aborda a necessidade de prestação de contas.
Quanto à segurança, um portal de conselho tem que aderir aos padrões da indústria para manter os arquivos seguros, seja na transmissão ou no armazenamento. Com recursos como controle de direitos de acesso, procedimentos de autenticação, requisitos de senha, criptografia e auto-purge (que é um tipo de sequestrador de navegador) para dispositivos perdidos, tornando iPads e tablets Android a pasta mais segura que um diretor pode ter.
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