O Bison Bank, estabelecido em 2000 e com sede em Portugal, tem uma rede de negócios que abrange China, Hong Kong, Europa e África. O banco fornece uma conexão sólida e perfeita entre os mercados financeiros em todo o mundo, cobrindo uma ampla gama de atividades no setor de serviços financeiros, incluindo bancos privados, bancos de investimento, vendas institucionais e gerenciamento de ativos.
Afonso Cardoso de Menezes, Secretário da Empresa do Bison Bank, discute as maneiras pelas quais Convene ajudou o banco a passar de uma abordagem mais tradicional nas reuniões do conselho para a esfera digital.
Processo de reunião tradicional antes do Convene
Alfonso elaborou pela primeira vez os processos de reunião do conselho pelos quais a sala de reuniões do Bison Bank geralmente passaria. “Aqui no Bison Bank, como é frequentemente o caso dos bancos, havia um ethos forte e tradicional. Isso alimentou nossos processos de reuniões, que dependiam de grandes volumes de documentos. Como secretário da empresa, eu tinha acesso a todos os documentos, então os itens da reunião seriam discutidos e as atas seriam preparadas da maneira usual após as reuniões do conselho. Quando os itens de ação fossem acordados, nossos diretores seriam obrigados a inserir informações em seções pro forma em documentos que precisariam ser assinados e divulgados aos indivíduos relevantes.”
Governança simplificada e colaboração do conselho
O Bison Bank passou por uma transição em larga escala de sua posição como um banco específico do país para um com um forte foco internacional. Com Convene, as informações agora estão acessíveis aos membros do Conselho internacionalmente em um instante. Por exemplo, os membros da diretoria chineses e holandeses, que muitas vezes não estão presentes em Portugal e eram avessos ao sistema baseado em papel, agora têm acesso instantâneo a todos os seus documentos relevantes.
“Em essência, Convene facilita e incentiva uma colaboração internacional vital, o que é fundamental para o sucesso”, mencionou Afonso.
Os itens da reunião agora são discutidos com antecedência, as decisões são avaliadas antes das reuniões e os secretários da empresa agora têm a capacidade de divulgar informações relevantes antes de enviá-las às partes relevantes. Antes do Convene, o processo tradicional de reunião do conselho gerou grandes volumes de documentos internos e papel, o que retardou o processo geral e teve um impacto ambiental negativo mais amplo.
Aquisição Direta
Ao relatar o processo de aquisição, Afonso discutiu que “Convene foi a solução inicial que analisamos e parecia oferecer a gama completa de benefícios que estávamos procurando. Outros foram considerados, mas Convene estava no topo da lista. O custo é sempre uma consideração, no entanto, sentimos que Convene entendia o histórico e as formas de trabalho do Bison Bank.”
A decisão de implementar o Convene foi tomada em conjunto entre o Departamento de TI do Bison Bank e os secretários de sua empresa, com as duas divisões separadas vendo o valor agregado que o Convene trouxe para a mesa, Antonio Henriques, membro do conselho do Bison Bank, responsável pela TI, tornou-se um grande defensor do Convene.
Amplamente utilizado na organização
Atualmente, o Bison Bank está executando 20 licenças Convene em todas as suas operações.
Afonso acrescentou ainda que “Nosso conselho de supervisão tem acesso, assim como todos os membros do conselho. O acesso também é concedido a todos os chefes de departamentos do banco. Temos um conselho de sete membros que se reúnem mensalmente e um comitê executivo de cinco membros que se reúne semanalmente. As reuniões resultam em um grande número de itens de ação que agora são efetivamente gerenciados pela funcionalidade do Convene. Além do nosso Conselho e comitê executivo, foi adotado por mais dois comitês.”
Usabilidade Intuitiva com Função de Votação Útil
Afonso mencionou que, “Como um sistema, achamos muito fácil de usar. Em termos de funcionalidade específica, é útil poder arrastar e mover documentos. Também achamos a ferramenta de anotações um recurso útil. Também gostamos da mobilidade do aplicativo e do fato de que ele pode ser usado fora da sala de reuniões, por exemplo, ao viajar ou em dispositivos offline.”
Com o Convene, os votos agora são expressos pelo conselho após cada item da agenda que é discutido durante a reunião, em vez de os votos serem expressos coletivamente assim que a reunião foi encerrada. Isso significa que os secretários da empresa podem auditar todos os itens da agenda individualmente após o término das reuniões, confirmando quem votou e para descobrir se algum membro foi deixado de fora.