A London Metal Exchange, formalmente criada em 1877, é o centro mundial para o comércio de metais industriais. A London Metal Exchange foi adquirida pela Hong Kong Exchanges & Clearing Limited em 2012. Eles são clientes do Convene desde 2018.
Kye Pearson, Secretária da London Metal Exchange (LME), enumera o que eles estavam procurando em um software de portal de governança e como Convene atendeu a essas necessidades.
Necessidade de um Software de Portal Local
Kye explicou primeiro que: “Sempre houve um sistema de gerenciamento de reuniões em vigor aqui e, na verdade, estávamos usando o BoardPad, que foi comprado pela Diligent. Quando essa compra ocorreu, nosso escritório em Hong Kong escaneou o mercado em busca de soluções alternativas de software e Convene foi uma delas. Estamos usando Convene há um ano e meio.”
Convene foi a única opção no mercado que ofereceu uma solução local. A própria LME se tornou baseada na nuvem porque era uma organização menor, mas a filial de Hong Kong tem aproximadamente 10.000 funcionários, e cerca de 20% desse número é de TI. Eles têm um grande data warehouse que gostam de usar.
Kye mencionou que: “Nós nos baseamos na nuvem, mas devido à natureza dos serviços financeiros em geral no Reino Unido e em Hong Kong, tive que avançar sobre alguns obstáculos para chegar lá. Eu acho que há uma demanda mais ampla do mercado por uma solução local, e Convene tem sido muito inteligente em oferecer essa opção. Pelo que tenho ouvido, muitas empresas ainda são cautelosas com a adoção da nuvem e, portanto, estão fazendo isso de forma muito lenta e seletiva.”
Como outros portais de conselho, Convene armazena os dados mais confidenciais de uma organização. Kye acrescenta que: “Esta é geralmente a última coisa que as pessoas querem colocar na nuvem. Quando implementamos o Convene, o Diretor de Desenvolvimento de Negócios da equipe Convene estava envolvido em muitas discussões com nossa divisão de TI para garantir que eles estivessem 100% confortáveis com a forma como isso funcionaria”, conta Kye.
Amplo Cronograma de Reuniões e Estrutura do Conselho
“Temos duas entidades operacionais, a bolsa e uma câmara de compensação, e há 9 diretores de cada lado, 5 diretores não executivos independentes e quatro gerentes da LME e da Bolsa de Valores de Hong Kong. Usamos o Convene para reuniões nesse nível e comitês no nível do conselho, além de nossos comitês executivos e alguns de nossos comitês de risco para gerenciamento de reuniões”, observa Kye sobre suas reuniões e estrutura do conselho.
As reuniões do conselho da LME acontecem cinco vezes por ano. Estes são em grande parte orientados por eventos e, portanto, não tendem a se espalhar muito uniformemente ao longo do ano.
“Então, por exemplo, precisamos de reuniões do conselho para coincidir com o Fim do Ano Financeiro e, em seguida, temos períodos de estratégia que tentamos encaixar no tempo de reunião disponível. Em uma função executiva, Convene é usado para reuniões quinzenalmente”, acrescenta ele.
Convene apoia uma preparação mais eficiente para reuniões
Kye explica como Convene apoia seu processo de preparação de reuniões: “A preparação para a reunião é feita por nós dentro da equipe de secretaria da empresa. Somos uma equipe de cinco pessoas e a ideia original era que isso seria de responsabilidade do 5º membro. No entanto, ela agora assumiu um papel de AP, então, essencialmente, toda a preparação para reuniões é feita por nós coletivamente, com cada um de nós gerenciando tarefas diferentes quando necessário. Entrei para a LME há cerca de três anos, e era algo em que trabalhei com muita frequência.”
Ele faz o que precisa fazer por nós. Estamos realizando pesquisas sobre funções existentes, mas geralmente o usamos como um portal de reuniões, e assim ele já funciona bem para nós”, elabora Kye ao falar sobre o suporte operacional do Convene.
Portais de Conselho como Convene melhoram a Eficiência Administrativa
As principais razões para a LME implementar uma solução como Convene foram economia de tempo e eficiência. O software foi lançado antes de Hong Kong comprar a London Metals Exchange em 2011. Historicamente, os membros da LME eram pessoas de outras empresas. Como exemplo, as grandes corretoras e bancos teriam um representante no conselho.
Naquela fase, o secretariado da empresa era uma operação de uma pessoa, o que tornou praticamente impossível acompanhar a carga de trabalho. Portanto, ter o sistema Convene em vigor a um preço razoável realmente os beneficiou na LME.
Kye acrescenta que: “Se estivéssemos fazendo as coisas da maneira antiga, teríamos exigido um efetivo de pessoal extra, o que obviamente constitui um custo, então o Convene se pagou. O secretário da empresa que eu relatei tomou a decisão original de introduzir o BoardPad com base no tempo e na ineficiência. Foi uma adoção bastante precoce do software de reunião naquela fase.”
Escolhendo Convene: Simples e Direto
Kye falou sobre seus critérios na escolha do software de portal de governança: “Diligent e Convene foram os únicos provedores que consideramos. Para mim e para a equipe, foi um caso de perguntar se o Convene oferecia:
- Todas as funcionalidades que precisávamos
- Rápido e eficiente como um sistema?
- Nos permite produzir pacotes de conselho em menos de 30 minutos?”
Conversão de artigos e legibilidade em um iPad
A lista de checagem era bastante simples e direta, então era mais um caso do que os diretores estavam procurando em um sistema.
Kye mencionou que, “ Um grande fator de venda do Convene era o fato de que ele tinha a opção de uma única conta com uma senha e nome de usuário que o BoardPad não tinha. Como temos pessoas em vários conselhos, por exemplo, o escritório de Hong Kong e o conselho da LME, o problema com a Diligent era que eles tinham que ter três contas separadas e três senhas e tinham que entrar e sair de cada uma.”
“Do ponto de vista do escritório de Londres, ele fez tudo o que precisávamos fazer. Claro, fomos guiados pelas necessidades e expectativas de nossas organizações-mãe. Mas do lado de Londres, tanto Diligent quanto Convene ofereceram configurações semelhantes em termos de software básico para reuniões, mas Hong Kong optou pelo Convene com base em sua funcionalidade extra como uma solução local.”
Segurança e Confidencialidade: Propriedade Total dos Dados no Convene
Em relação à segurança, Kye explica que: “A preocupação era que, se a nuvem fosse hackeada, todos os dados poderiam estar instantaneamente acessíveis, então o problema era que não tínhamos controle. Somos capazes de controlar nossa própria arquitetura, mas não saberíamos necessariamente se o Convene já foi hackeado. A configuração normal da nuvem envolve muitas contas diferentes, com 10 computadores usando a mesma nuvem. O Convene superou esse problema oferecendo nuvens segregadas, com senhas mestras para nossa equipe de TI. Isso significava que poderíamos assumir a propriedade total da nuvem e tomar qualquer ação, se necessário.”
Do ponto de vista da confidencialidade, há controle central do Convene pela equipe de secretários da empresa.
“Nós só damos contas e permissões para pessoas selecionadas. Com a Diligent, lembro-me de que, quando um funcionário saiu, tivemos que entrar em contato com a Diligent para que sua conta fosse excluída. Se um funcionário saísse em más condições, poderia resultar em problemas, já que teria acesso ao sistema enquanto esperávamos que a Diligent excluísse sua conta, sendo uma etapa extra na nossa solicitação inicial de excluir um usuário”, ele explica por que o Convene supera a Diligent em termos de configurações de segurança e permissão.
“Com o Convene, podemos fazer isso sozinhos. Também temos a capacidade de controlar as permissões das pessoas, portanto, por padrão, ninguém pode baixar nada, a menos que seja um administrador dentro da equipe de Secretaria da Empresa, e isso fornece segurança adicional no caso de uma licença ruim. O controle do usuário em geral é muito melhor com o Convene. Desativar uma licença é um processo rápido de uma etapa”, observa ele como um dos destaques do software de portal Convene.
Convene Deu Suporte a o Trabalho Remoto Durante A COVID-19
Kye explica que: “Se ainda estivéssemos fazendo as coisas da maneira antiga com impressão e encadernação, e não tivéssemos o Convene, a situação sob a COVID não teria funcionado da maneira que funcionou. Com o Convene, tudo foi perfeito. Como resultado, o aumento do nível de trabalho remoto não teve impacto sobre nós no lado do administrador ou do usuário, e as coisas estão funcionando na mesma velocidade como se estivéssemos no escritório”
“Tivemos que trabalhar remotamente antes da COVID-19, já que os gerentes em Hong Kong ligavam de lá. Muitas vezes, 10% das pessoas que tecnicamente deveriam estar ao redor da mesa não podiam estar. Eles estariam em seus escritórios, trabalhando de casa ou viajando para que sempre tivéssemos um elemento de trabalho remoto ocorrendo. Nossas reuniões são realizadas no Webex para que as pessoas tenham isso em seus computadores, com o Convene funcionando em paralelo. Por isso é exatamente o mesmo que as pessoas estarem fisicamente presentes”, observa ele sobre sua configuração.
Economias perceptíveis e redução do uso de papel com Convene
Em relação à economia sem papel, Kye mencionou que, “A ICSA lançou uma calculadora para esse fim há um ou dois anos, na qual você pode analisar seus números. Estes então são processados e o sistema divide o tempo e os materiais gastos. Convene economizou algo em torno de 40-50 mil por ano para a LME.”
“Temos uma iniciativa verde na LME. Existe agora um grupo de trabalho verde em operação aqui, e ações estão sendo tomadas para reduzir os volumes de impressão, entre outras iniciativas. Por exemplo, já economizamos 40% em papel imprimindo frente e verso”, explica ele sobre a necessidade de sustentabilidade da LME.
Convene em uma frase
Kye encerra a discussão afirmando que Convene pode ser resumido em uma frase: “Gerenciamento de Reuniões facilitado!”