Assista ao testemunho da Shield Life sobre Convene
A Shield Life Limited é uma companhia de seguros de vida registrada com sede na África do Sul que oferece produtos exclusivos feitos sob medida projetados para as necessidades específicas dentro de grupos definidos de membros e empregadores.
Johan Delport, CEO da empresa, compartilha como Convene ajudou a aprimorar seus processos de negócios, permitindo que eles economizem muito tempo.
Maior Eficiência e Segurança
Neste ambiente de negócios acelerado e em constante evolução, a Shield Life precisava de uma solução de portal que pudesse simplificar a compilação e distribuição de documentos para conselhos. Antes de implementarem o Convene, eles enviavam seus pacotes de conselhos por e-mail, o que lhes causou muitos problemas.
“Os pacotes de conselho se perdiam entre vários e-mails, e às vezes eram grandes demais para serem distribuídos por e-mail”, diz Johan. “Também estávamos procurando uma maneira mais segura de dar aos membros do conselho acesso a documentos confidenciais sem anexá-los a e-mails”, acrescenta ele.
Com o Agenda Builder do Convene, eles conseguiram distribuir simultaneamente seus pacotes de conselhos para todos os membros. Além disso, recursos de segurança de nível empresarial, como Criptografia de Documentos e Autenticação Multifatorial, garantem que todos os seus documentos confidenciais sejam armazenados com segurança no sistema.
Circulação mais rápida de resoluções
As resoluções circulares costumavam levar muito tempo, dado o número de diretores que precisavam assinar e revisar documentos. “As resoluções Round-robin levaram meses para serem assinadas por todos os membros do conselho porque os documentos tinham que ser enviados a um diretor de cada vez”, observa Johan. Com Convene, assinar documentos é menos tedioso e demorado, pois o software permite que eles distribuam documentos importantes a todos os diretores com um clique.
Transição perfeita
Apesar da pandemia e do lockdown, a Shield Life fez a transição perfeita de reuniões em papel para reuniões sem papel. O compromisso total da equipe do Convene em ajudar a Shield Life, fornecendo suporte ao vivo 24/7/365, também permitiu que eles adotassem sem esforço o software de gerenciamento do conselho.
Johan compartilha como foi a transição: “Considerando que foi feita durante o confinamento, correu extremamente bem. Todos os membros do conselho estão usando ativamente o Convene e se familiarizando mais com seus recursos.”
Interface amigável
O uso da tecnologia pode ser intimidante, e foi por isso que a Shield Life queria uma solução de software de gerenciamento de portal simples e fácil de usar. Com a implementação do Convene e seu design intuitivo, a Shield Life conseguiu usar perfeitamente o software, pois simplificou todo o processo de reunião. A solução simples passo a passo permitiu que o gerenciamento do Shield Life aprendesse facilmente a usar os recursos do Convene, permitindo que eles fizessem a transição para reuniões digitais do conselho com facilidade.
Johan descreveu ainda mais os aspectos do Convene que ele mais gosta: “Eu gosto da interface amigável. Eu gosto de como é fácil adicionar relatórios aos pacotes de reuniões e ter documentos assinados de forma rápida e eficiente.” Johan também gostou de como eles conseguiram personalizar sua agenda e atas no sistema, bem como da facilidade com que a documentação antiga da reunião pode ser acessada.
Solução econômica
A Shield Life revisou várias soluções de software de gerenciamento de conselhos para melhorar sua governança corporativa antes de usar o Convene. Convene atendeu aos requisitos da Shield Life quando se tratava de segurança, disponibilidade de assistência local e o fato de que todos os documentos e pacotes de conselho poderiam ser facilmente armazenados e acessados convenientemente a qualquer momento – tudo a um preço favorável em comparação com outros fornecedores. “Eu definitivamente recomendaria o Convene a outras organizações”, diz Johan.
O Futuro com Convene
Respondendo à pergunta sobre o que vem a seguir para Shield Life e Convene, Johan compartilhou que eles planejam usar o Convene em uma escala mais ampla: “Atualmente, só o implementamos em nosso nível de conselho, mas planejamos implementá-lo para toda a nossa gerência em 2021”.