A Tesco PLC usa Convene para suas reuniões digitais de conselho desde 2014. A Tesco é uma multinacional líder no segmento varejista, comprometida em atender os compradores um pouco melhor a cada dia.
Chris Spanias, Arquiteto de Soluções da Tesco PLC, nos falou sobre por que eles escolheram Convene como seu software de gerenciamento de conselhos e como isso os ajudou a economizar tempo e dinheiro.
Compatibilidade Multiplataforma
Chris observa que, “Tínhamos um portal do conselho em vigor antes de mudar para o Convene. A razão para a mudança foi que o BoardPad não suportava Android. Tínhamos acabado de lançar um dispositivo que foi feito por nós e rodava no Android, então obviamente o conselho queria promover o uso dele dentro da Tesco. Era um caso de “comer sua própria comida de cachorro”, então precisávamos encontrar uma solução que pudesse continuar a atender às necessidades, bem como trabalhar no Android. Fizemos uma comparação com outros portais de conselhos como o Diligent, mas o Convene nos impressionou mais.”
Chris acrescenta que o feedback de seus membros do conselho foi positivo. Eles podem usar o Convene em qualquer dispositivo, desde iPads, tablets Android e até computadores Windows corporativos. Eles ficaram felizes em poder usá-lo de forma flexível e não ter que carregar documentos de reuniões em papel.
Economia de tempo e maior eficiência
“Antes do Convene, nossos administradores tinham que imprimir documentos de reuniões e usar o software antigo. Isso mitigou o propósito de se tornar digital e apenas aumentou a carga de trabalho para eles. O aplicativo do Convene é tão bom no que faz que eles não precisam mais imprimir nada. Ele funciona em todas as plataformas para que todos os usuários possam acessá-lo”, enfatiza Chris ao falar sobre os benefícios do Convene como um software de gerenciamento de conselhos.
“Isso por si só facilitou a vida de nossos administradores. Eles não precisam imprimir quantidades ridículas de papel e pacotes para os usuários e, em seguida, configurar a reunião e as apresentações dentro de um aplicativo também. Isso lhes economizou tempo e aumentou a eficiência quando se trata de organizar reuniões”, acrescentou.
Convene se paga
A Tesco fez um estudo interno há algum tempo. Chris afirma que, “Nós costumávamos imprimir centenas de páginas de apresentações em PowerPoint, fotos, etc. para 20-30 pessoas por reunião, além de cópias de backup. E isso tinha que ser feito a cada duas semanas ou mais. Uma vez que eles mudaram para Convene, nosso conselho parou de usar papel. Agora, o único custo é a licença por pessoa, por ano.” O estudo descobriu que eles economizaram tanto dinheiro apenas em impressão e papel que o Convene quase se paga todos os anos na economia com papel, o que eles acharam bastante impressionante.
Fácil de Começar
Pelo que ele pôde ver, novos usuários parecem entender facilmente o software de gerenciamento de conselhos após a demonstração padrão de 30 minutos.
Segurança de Nível Empresarial
“Quando o Convene foi revisado pela nossa equipe InfoSec, eu me lembro deles ficarem felizes e impressionados com os padrões e certificações de segurança. Pelo que eles estavam dizendo, acredito que foi um passo à frente do que tínhamos antes. O fato de poder usar a autenticação ADFS é útil para nós porque usamos a autenticação AD. Convene também tem os padrões de conformidade de segurança necessários e isso foi um pré-requisito para nós por causa das pessoas que o usam (membros do conselho, diretores, etc.) e da natureza sensível das informações discutidas”, acrescenta Chris ao mencionar os recursos de segurança do software de gerenciamento do conselho.
Ferramentas de Reunião Poderosas
Chris terminou com a seguinte declaração: “Eu particularmente gosto da capacidade de anotar nas apresentações em tempo real, durante uma reunião. Posso fazer isso em particular, então só eu posso vê-la, ou posso compartilhar meus comentários com qualquer pessoa que faça parte dessa reunião. Isso realmente é útil quando você está liderando uma reunião.”